Fungsi Perencanaan Manajemen

 Fungsi Perencanaan Manajemen

Fungsi Perencanaan Manajemen

Perencanaan berarti melihat ke depan dan menorehkan tindakan masa depan yang harus diikuti. Ini adalah langkah persiapan. Ini adalah kegiatan sistematis yang menentukan kapan, bagaimana dan siapa yang akan melakukan pekerjaan tertentu. Perencanaan adalah program terperinci mengenai tindakan di masa depan.

Benar dikatakan " Rencana yang baik sudah setengah selesai " . Oleh karena itu perencanaan mempertimbangkan sumber daya manusia dan fisik organisasi yang tersedia & prospektif sehingga mendapatkan koordinasi yang efektif, kontribusi & penyesuaian yang sempurna. Ini adalah fungsi manajemen dasar yang mencakup perumusan satu atau lebih rencana terperinci untuk mencapai keseimbangan optimal antara kebutuhan atau permintaan dengan sumber daya yang tersedia.

Menurut Urwick, "Perencanaan adalah kecenderungan mental untuk melakukan sesuatu secara teratur, untuk berpikir sebelum bertindak dan bertindak berdasarkan fakta daripada dugaan". Perencanaan adalah memutuskan alternatif terbaik antara lain untuk melakukan berbagai fungsi manajerial guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Koontz & O'Donell, “Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya dan siapa yang melakukannya. Perencanaan menjembatani kesenjangan antara ke mana kita akan pergi, ke mana kita ingin pergi. Itu membuat hal-hal yang mungkin terjadi yang tidak akan terjadi”.

Langkah-langkah dalam Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan manajemen melibatkan langkah-langkah berikut: -

1. Penetapan tujuan

   1. Perencanaan membutuhkan pendekatan yang sistematis.

   2. Perencanaan dimulai dengan penetapan tujuan dan sasaran yang akan dicapai.

   3. Tujuan memberikan alasan untuk melakukan berbagai kegiatan serta menunjukkan arah upaya.

   4. Apalagi tujuan memfokuskan perhatian manajer pada hasil akhir yang ingin dicapai.

   5. Faktanya, tujuan menyediakan inti untuk proses perencanaan. Oleh karena itu, tujuan harus dinyatakan dalam bahasa yang jelas, tepat dan tidak ambigu. Jika tidak, kegiatan yang dilakukan pasti tidak efektif.

   6. Sejauh mungkin, tujuan harus dinyatakan secara kuantitatif. Misalnya, Jumlah orang yang bekerja, upah yang diberikan, unit yang diproduksi, dll. Tetapi tujuan seperti itu tidak dapat dinyatakan secara kuantitatif seperti kinerja manajer kendali mutu, efektivitas manajer personalia.

   7. Tujuan tersebut harus ditentukan secara kualitatif.

   8. Oleh karena itu, tujuan harus praktis, dapat diterima, dapat diterapkan, dan dapat dicapai.

2. Pembentukan Tempat Perencanaan

   1. Tempat perencanaan adalah asumsi tentang bentuk acara yang semarak di masa depan.

   2. Mereka berfungsi sebagai dasar perencanaan.

   3. Penetapan premis perencanaan berkaitan dengan penentuan di mana seseorang cenderung menyimpang dari rencana aktual dan penyebab penyimpangan tersebut.

   4. Ini untuk mengetahui hambatan apa yang ada di jalan bisnis selama operasi.

   5. Pendirian tempat perencanaan berkepentingan untuk mengambil langkah-langkah yang menghindari hambatan-hambatan ini sampai batas tertentu.

   6. Tempat perencanaan mungkin internal atau eksternal. Internal mencakup kebijakan penanaman modal, hubungan kerja manajemen, filosofi manajemen, dll. Sedangkan eksternal meliputi perubahan sosial ekonomi, politik dan ekonomi.

   7. Tempat internal dapat dikontrol sedangkan eksternal tidak dapat dikontrol.

3. Pilihan tindakan alternatif

   1. Ketika perkiraan tersedia dan premis ditetapkan, sejumlah tindakan alternatif harus dipertimbangkan.

   2. Untuk tujuan ini, setiap alternatif akan dievaluasi dengan menimbang pro dan kontra berdasarkan sumber daya yang tersedia dan kebutuhan organisasi.

   3. Kelebihan, kekurangan serta konsekuensi dari setiap alternatif harus diperiksa sebelum pilihan dibuat.

   4. Setelah evaluasi objektif dan ilmiah, alternatif terbaik dipilih.

   5. Para perencana harus mengambil bantuan dari berbagai teknik kuantitatif untuk menilai stabilitas suatu alternatif.

4. Perumusan rencana derivatif

   1. Rencana turunan adalah sub rencana atau rencana sekunder yang membantu dalam pencapaian rencana utama.

   2. Rencana sekunder akan mengalir dari rencana dasar. Ini dimaksudkan untuk mendukung dan meringankan pencapaian rencana dasar.

   3. Rencana detail ini mencakup kebijakan, prosedur, aturan, program, anggaran, jadwal, dll. Misalnya, jika maksimalisasi laba adalah tujuan utama perusahaan, rencana turunan akan mencakup maksimalisasi penjualan, maksimalisasi produksi, dan minimalisasi biaya.

   4. Rencana turunan menunjukkan jadwal waktu dan urutan menyelesaikan berbagai tugas.

5. Mengamankan Kerjasama

   1. Setelah rencana ditentukan, agak disarankan untuk mengambil kepercayaan bawahan atau mereka yang harus melaksanakan rencana ini.

   2. Tujuan di balik membuat mereka percaya diri adalah:-

      1. Bawahan mungkin merasa termotivasi karena mereka terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

      2. Organisasi mungkin bisa mendapatkan saran dan perbaikan yang berharga dalam perumusan serta implementasi rencana.

      3. Selain itu, karyawan akan lebih tertarik untuk melaksanakan rencana tersebut.

6. Tindak lanjut/Penilaian rencana

   1. Setelah memilih tindakan tertentu, itu dimasukkan ke dalam tindakan.

   2. Setelah rencana yang dipilih diimplementasikan, penting untuk menilai keefektifannya.

   3. Hal ini dilakukan atas dasar umpan balik atau informasi yang diterima dari departemen atau orang yang bersangkutan.

   4. Hal ini memungkinkan manajemen untuk memperbaiki penyimpangan atau memodifikasi rencana.

   5. Langkah ini menetapkan hubungan antara fungsi perencanaan dan pengendalian.

   6. Tindak lanjut harus berjalan berdampingan dengan implementasi rencana sehingga berdasarkan pengamatan yang dilakukan, rencana ke depan dapat dibuat lebih realistis.

Share :